Sanitär Heinze, einer der führenden deutschen Großhändler für Sanitär und SHK mit mehr als 367 Millionen Euro Umsatz, nutzt Mercura, um die Verarbeitung von Leistungsverzeichnissen und Kundenanfragen zu automatisieren.

Das Ergebnis: 100 % der eingehenden Anfragen können heute mit demselben Vertriebsteam bearbeitet werden, während sich die Bearbeitungszeit von Ausschreibungen um mehr als 50 % reduziert hat.

Zuvor mussten aufgrund begrenzter Kapazitäten rund 30 % der eingehenden Anfragen abgelehnt werden.

Wie Sanitär Heinze mit Mercura mehr Kundenanfragen bearbeitet

Michael Kania, VP Controlling bei Sanitär Heinze, erklärt im folgenden Video die Einführung von Mercura und die Auswirkungen auf die Bearbeitung von Ausschreibungen.

Die Herausforderung: Manuelle LV Bearbeitung begrenzt die Vertriebskapazität

Die Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen gehört zu den zeitaufwendigsten Prozessen im technischen Großhandel.

Kundenanfragen können eine große Anzahl einzelner Positionen enthalten, die geprüft, gefiltert und den passenden Produkten zugeordnet werden müssen, bevor ein Angebot erstellt werden kann.

Bei Sanitär Heinze erforderte dieser Prozess viel manuelle Arbeit und tiefes Produktwissen erfahrener Mitarbeiter.

Die Folgen waren erheblich: Der Innendienst arbeitete an seiner Kapazitätsgrenze und rund 30 % der eingehenden Anfragen mussten abgelehnt werden.

Gleichzeitig blieb nur begrenzt Zeit, bestehende Angebote systematisch nachzuverfolgen oder Angebote individuell für einzelne Kunden zu optimieren.

Der Prozess hing zudem stark vom Produktwissen erfahrener Mitarbeiter ab. In Zeiten des Fachkräftemangels wurde es dadurch zunehmend schwieriger, die Bearbeitung zu skalieren.

Die Lösung: KI gestützte Ausschreibungsbearbeitung mit SAP Integration

Verarbeitete Ausschreibungsdaten können direkt per OData an SAP übertragen oder in anderen Formaten für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden.

Sanitär Heinze hat Mercura eingeführt, um zentrale Schritte in der Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen und Angeboten zu automatisieren.

Das KI System von Mercura wurde mit den eigenen Produktstammdaten von Sanitär Heinze trainiert und in den bestehenden Vertriebsprozess integriert.

Für jedes eingehende Leistungsverzeichnis kann Mercura automatisch:

1. die Anfrage analysieren und relevante Positionen identifizieren

2. Positionen filtern, die angeboten werden sollen

3. passende Produkte für einzelne Positionen vorschlagen

4. die Ergebnisse Mitarbeitern zur Prüfung bereitstellen

5. verarbeitete Anfragen über eine OData basierte ERP Integration an SAP übertragen

6. Anfragen dem jeweiligen Bauprojekt zuordnen, damit bereits geleistete Arbeit wiederverwendet werden kann

Statt jede Position manuell zu recherchieren, können sich Vertriebsmitarbeiter auf die Prüfung und Validierung der KI generierten Produktvorschläge konzentrieren.

Angebote projektübergreifend wiederverwenden

Ein weiterer Effizienzgewinn entsteht durch die projektbasierte Zuordnung.

Anfragen werden automatisch dem entsprechenden Bauprojekt zugewiesen. Wenn mehrere Kunden Angebote für dasselbe Projekt anfragen, können bereits verarbeitete Informationen wiederverwendet werden, anstatt das Angebot erneut von Grund auf zu erstellen.

Das reduziert wiederkehrende Arbeit und macht bereits aufgebautes Produktwissen im gesamten Vertrieb besser nutzbar.

Die Ergebnisse: Jede eingehende Anfrage kann heute bearbeitet werden

Die Auswirkungen sind messbar: Sanitär Heinze verarbeitet heute 100 % der eingehenden Anfragen mit derselben Teamgröße.

Zuvor konnten aufgrund begrenzter Kapazitäten rund 30 % der Anfragen nicht bearbeitet werden.

Gleichzeitig wurde die Bearbeitungszeit von Ausschreibungen um mehr als 50 % reduziert. Bei geeigneten Workflows konnte die Zeit bis zum fertigen Angebot sogar um bis zu 80 % gesenkt werden.

Die zusätzliche Kapazität gibt dem Vertrieb mehr Zeit für Kundenberatung, Angebotsnachverfolgung und kundenspezifische Optimierungen statt für repetitive Produktzuordnung.

Michael Kania, VP Controlling bei Sanitär Heinze (links) mit Lukas Bock, CEO von Mercura (rechts).

Was bedeutet KI Automatisierung für SHK und Sanitär Großhändler?

Für SHK und Sanitär Großhändler bedeutet Angebotsautomatisierung nicht einfach, Texte mit KI zu generieren.

Die eigentliche Herausforderung besteht darin, technische Kundenanfragen korrekt zu verstehen und einzelne Positionen passenden Produkten aus großen, unternehmensspezifischen Sortimenten zuzuordnen, ohne die Expertise und Kontrolle des Vertriebsteams zu verlieren.

Mercura verbindet KI basierte Anfrageanalyse und Produktzuordnung mit bestehenden Produktstammdaten und ERP Systemen.

Die Mitarbeiter behalten die Kontrolle über das finale Ergebnis, während repetitive Teile des Angebotsprozesses automatisiert werden.

Für Sanitär Heinze bedeutet das, dass dasselbe 40 köpfige Innendienstteam deutlich mehr Kundenanfragen bearbeiten kann, ohne auf menschliche Prüfung verzichten zu müssen.

Kann Mercura in bestehende ERP Systeme integriert werden?

Ja. Bei Sanitär Heinze ist Mercura über eine OData basierte Integration mit SAP verbunden.

Verarbeitete Anfragen können dadurch direkt aus Mercura in den bestehenden ERP Prozess für die Preisfindung übertragen werden, statt dass Mitarbeiter Daten manuell zwischen unterschiedlichen Systemen übertragen müssen.

So wird die KI Automatisierung Teil des bestehenden Angebotsprozesses, anstatt die Systeme zu ersetzen, mit denen das Vertriebsteam bereits arbeitet.

Mehr Kundenanfragen mit dem bestehenden Vertriebsteam bearbeiten

Wenn Ihr Vertrieb viel Zeit mit der manuellen Verarbeitung von Leistungsverzeichnissen, der Produktsuche oder der Übertragung von Angebotsdaten in Ihr ERP System verbringt, kann Mercura dabei helfen, diese Workflows zu automatisieren.