Für technische Hersteller wie REHAU bedeutet die Bearbeitung eines Leistungsverzeichnisses weit mehr, als nur einen Produktnamen zu finden.

Eine einzelne Ausschreibungsposition kann Anforderungen an Material, Druckstufe, Nennweite, Normen, Zulassungen und Anwendungsbereiche enthalten. Diese Spezifikationen dem richtigen Produkt zuzuordnen, erfordert umfassendes technisches Fachwissen.

REHAU nutzt Mercura, um diesen Prozess zu automatisieren. Heute identifiziert Mercura mehr als 98 % der relevanten Positionen in eingehenden Leistungsverzeichnissen. Wenn die KI ein Produkt auswählt, ist die Zuordnung in 90 % der Fälle korrekt.

Das Ergebnis: rund 40 % weniger Zeitaufwand bei der Bearbeitung von Ausschreibungen.

Die Herausforderung: Produktzuordnung erfordert tiefes technisches Fachwissen

REHAU bearbeitet Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse mit einer großen Anzahl einzelner Produktspezifikationen.

Vor der Einführung von Mercura wurden viele der zugrunde liegenden Recherchen und Produktzuordnungen manuell durchgeführt. Erfahrene Mitarbeiter mussten jede relevante Position interpretieren, die technischen Anforderungen verstehen und das passende Produkt aus dem REHAU Portfolio identifizieren.

Die besondere Herausforderung liegt im Detailgrad der einzelnen Positionen.

Eine Spezifikation kann Anforderungen an Material, Druckstufe, Nennweite, Normen, Zulassungen und den vorgesehenen Einsatzbereich kombinieren. Jeder einzelne Parameter kann beeinflussen, welches Produkt geeignet ist.

Der Engpass bestand daher nicht einfach in manueller Dateneingabe, sondern in wiederkehrender technischer Produktrecherche durch hochqualifizierte Mitarbeiter.

Von manueller Recherche zu KI gestützter Produktzuordnung

REHAU hat Mercura eingeführt, um den repetitiven Teil dieses Prozesses zu automatisieren und gleichzeitig die technischen Experten in Kontrolle zu halten.

Wenn ein Leistungsverzeichnis in Mercura eingeht, analysiert die KI das Dokument, identifiziert die für REHAU relevanten Positionen und schlägt passende Produkte aus dem eigenen Portfolio vor.

Die Mitarbeiter prüfen die vorgeschlagenen Zuordnungen und treffen die finale Entscheidung.

Mercura identifiziert aktuell mehr als 98 % der relevanten Ausschreibungspositionen. Wenn das System einen konkreten Artikel auswählt, ist dieser in 90 % der Fälle korrekt.

Statt jede Position mit einer manuellen Produktsuche zu beginnen, startet das Vertriebsteam mit einer von der KI generierten Produktempfehlung.

40 % weniger Zeitaufwand bei der Ausschreibungsbearbeitung

Die Auswirkungen zeigen sich direkt im Arbeitsalltag.

REHAU hat die Bearbeitungszeit von Ausschreibungen um rund 40 % reduziert, während mittlerweile etwa 20 Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst aktiv mit Mercura arbeiten.

Die eingesparte Zeit verlagert die Arbeit erfahrener Mitarbeiter weg von repetitiver Produktzuordnung hin zu den Aufgaben, bei denen ihre Expertise den größten Wert schafft: technische Anforderungen bewerten und die finale Produktauswahl validieren.

Gleichzeitig lässt sich vorhandenes Produktwissen im gesamten Team leichter nutzen, anstatt ausschließlich von Mitarbeitern abhängig zu sein, die dieses Wissen über viele Jahre aufgebaut haben.

Warum KI besonders gut bei komplexen technischen Ausschreibungen funktioniert

Je komplexer die Produkte, desto größer ist das Potenzial der Automatisierung von Ausschreibungen.

Eine einfache Stichwortsuche funktioniert, wenn ein Kunde einen exakten Artikel nennt. Leistungsverzeichnisse funktionieren häufig anders: Sie beschreiben die technischen Eigenschaften, die ein Produkt erfüllen muss.

Mercura analysiert diese Anforderungen und nutzt sie, um geeignete Produkte aus dem eigenen Portfolio des Herstellers zu identifizieren.

Für technische Hersteller wird es dadurch möglich, Teile eines Prozesses zu automatisieren, der traditionell von manueller Interpretation und umfangreichem Produktwissen abhängig war.

Die Ergebnisse bei REHAU zeigen, wie das in der Praxis aussehen kann: mehr als 98 % der relevanten Positionen erkannt, 90 % korrekte Produktzuordnung bei ausgewählten Artikeln und rund 40 % weniger Bearbeitungszeit.

KI unterstützt Experten, statt ihre Entscheidung zu ersetzen

Die finale Produktauswahl bleibt bei den Mitarbeitern von REHAU.

Mercura übernimmt die repetitive Analyse und Produktzuordnung und liefert eine Empfehlung. Erfahrene Mitarbeiter prüfen das Ergebnis und geben die finale Auswahl frei.

Dieser Human in the Loop Ansatz verbindet eine schnellere Ausschreibungsbearbeitung mit der technischen Urteilskraft, die bei komplexen Produktportfolios erforderlich ist.

Was die Einführung bei REHAU zeigt

Für Hersteller, die große Mengen an Leistungsverzeichnissen bearbeiten, liegt das größte Automatisierungspotenzial häufig nicht in der eigentlichen Angebotserstellung.

Es liegt in der Arbeit davor: einzelne Ausschreibungspositionen verstehen und die passenden Produkte identifizieren.

Durch die Automatisierung dieses Schritts hat REHAU den manuellen Rechercheaufwand für den Vertriebsinnendienst deutlich reduziert und gleichzeitig die finale Prüfung durch Experten beibehalten.

Könnte derselbe Prozess auch in Ihrem Vertrieb automatisiert werden?

Wenn Ihre Mitarbeiter Stunden damit verbringen, Leistungsverzeichnisse zu lesen, technische Spezifikationen zu recherchieren und Positionen passenden Produkten zuzuordnen, kann Mercura analysieren, wie viel dieses Prozesses sich mit Ihrem eigenen Produktportfolio automatisieren lässt.

Sehen Sie, wie Mercura eines Ihrer echten Leistungsverzeichnisse verarbeitet.